透過連結共用Google文件?雲端資料夾上傳、權限設定一次搞定

透過Google連結共用檔案?雲端資料夾上傳、權限設定一次搞定

電腦、筆電時不時就容量告急?重複的檔案總會在下載資料夾看到好幾份?發送附件給對方,光是上傳檔案就要耗費十幾分鐘?也許你該學著運用Google雲端硬碟共用檔案了。

不管是編輯或瀏覽都運用相同一份檔案去處理,電腦、筆電的存取容量自然能空出不少,同時每個人的加註或修改也都會有版本紀錄,就算是不小心更改錯誤也能很快救回檔案。

但雲端資料夾實際該如何上傳、設定,卻不是每個人都知曉,現在跟著下面的步驟走,馬上就能學會如何在Google雲端共用檔案。

第一步:找到Google雲端硬碟位置

登入你的Google帳號,並且在應用程式選單中找到雲端硬碟選項。

找到 Google 雲端硬碟。
找到 Google 雲端硬碟。

雲端硬碟預設沒有購買儲存空間時,僅擁有15GB的配額,上傳前需要稍微注意你的雲端硬碟是否還有空間能容納資料夾的檔案。

Google 雲端預設空間。
Google 雲端預設空間。

當然一般情況下15GB的配額就夠日常使用,但如果你需要存取大量的資料或圖片,也可以向Google購買儲存空間。

Google 雲端空間方案。
Google 雲端空間方案。

第二步:上傳資料夾到Google雲端硬碟

點選Google雲端硬碟介面右上角「新增/資料夾上傳」,將資料夾上傳至Google雲端中。

上傳資料夾到雲端硬碟。
上傳資料夾到雲端硬碟。

資料上傳的過程中,會有彈跳視窗詢問你「是否要上傳該資料夾的所有檔案」,按下確認鍵後,右下方就會顯示上傳的進度。

上傳雲端資料夾的彈跳視窗詢問。
上傳雲端資料夾的彈跳視窗詢問。
Google 雲端資料夾上傳的進度表。
Google 雲端資料夾上傳的進度表。

當資料夾成功上傳雲端後,右下角的進度欄就會有 Google雲端資料夾上傳成功的標示。 的符號,意味著你已經成功上傳資料夾。

Google 雲端資料夾上傳成功的進度欄畫面。
Google 雲端資料夾上傳成功的進度欄畫面。

第三步:確認資料夾上傳成功

確認上傳成功後,仍需要檢查能否順利在你的Google雲端硬碟找到該資料夾,你可以在搜索欄直接搜尋該資料夾名稱,如果沒有找到就需要再重複一次上傳動作。

Google 雲端資料夾搜索欄。
Google 雲端資料夾搜索欄。

很多時候單只是看雲端硬碟的介面會找不到資料夾,因為你在上傳之前很可能有點選進某個資料夾,以致新上傳的資料夾變成該資料夾的子資料夾。

第四步:找到資料夾權限設定位置

選取資料夾並點選滑鼠右鍵,找到「取得連結」或「共用」,兩者都能進到相同的設定頁面,只要牽涉到與他人連結的設定,都需要在此頁面操作。

通常頁面上的預設都會是「已取得存取權」的使用者可以透過這個連結開啟,也就是Google帳號有被列入共用的,才能經由該連結進入資料夾存取檔案。

更改Google雲端資料夾連結設置。
更改 Google 雲端資料夾連結設置。

第五步:更改資料夾編輯權限

在複製連結前,需要先將共用選項改成「知道連結的使用者」,並啟用「編輯者」權限,這樣才能讓資料夾呈現半公開,只要有獲得連結的使用者都能找到該資料夾,並運用其中的檔案。

設定雲端資料夾共用對象。
設定雲端資料夾共用對象。

如果你不希望使用者更改其中的檔案,你也可以將權限更改為「檢視者」或「加註者」,這些權限限制由強至弱如下圖排列:

僅供檢視檢視者
能夠為檔案加註加註者
可以管理、新增及編輯編輯者

延伸閱讀》》如何刪除google帳號?搞懂帳號登出後的移除程序

第六步:複製雲端資料夾連結

更改完資料夾權限後,再點選右上角的「複製連結」,就能取得Google雲端資料夾連結,只要將此連結發送給他人,該資料夾的檔案便能達到共用的目的。

取得雲端資料夾連結。
取得雲端資料夾連結。

除了資料夾以外,在Google雲端資料夾的所有文件類型也都適用該共用方式。

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